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OA是OFFICE AUTOMATION的縮寫,本意為利用技術的手段提高辦公的效率,進而實現辦公的自動化處理。采用Internet/Intranet技術,基于工作流的概念,使企業內部人員方便快捷地共享信息,高效地協同工作;改變過去復雜、低效的手工辦公方式,實現迅速、全方位的信息采集、信息處理,為企業的管理和決策提供科學的依據。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。OA從最初的以大規模采用復印機等辦公設備為標志的初級階段,發展到今天的以運用網絡和計算機為標志的現階段,對企業辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

OA軟件解決企業的日常管理規范化、增加企業的可控性、提高企業運轉的效率的基本問題,范圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞??梢愿爬ǖ恼f,OA軟件跨越了生產、銷售、財務等具體的業務范疇,更集中關注于企業日常辦公的效率和可控性,是企業提高整體運轉能力不可缺少的軟件工具。

OA發展的階段

工具階段:-紙張信息數字化,純文字、表格處理、存儲、查詢,工具階段

MIS階段:-數字信息采集匯總,流程、表單管理,局域共享,C/S結構為主流

網絡協同工作時代-互聯網環境,對信息全方位、多角度共享及協同要求,基于智能、門戶、管理及業務一體化整合,B/S結構為主流。

雖然諸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的許多應用軟件可以提高辦公效率,但是這僅僅是針對個人辦公而言。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高,更重要的是可以實現群體協同工作。協同工作意味著要進行信息的交流,工作的協調與合作。由于網絡的存在,這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成,并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這里所說的群體工作,可以包括在地理上分布很廣,甚至分布在全球上各個地方,以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。

辦公自動化可以和一個企業的業務結合的非常緊密,甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統計等功能與具體業務密切關聯。操作人員只須點擊一個按鈕就可以得到想要的結果,從而極大得方便了企業領導的管理和決策。

辦公自動化還是一個企業與整個世界聯系的渠道,企業的Intranet網絡可以和Internet相聯。一方面,企業的員工可以在Internet上查找有關的技術資料、市場行情,與現有或潛在的客戶、合作伙伴聯系;另一方面,其他企業可以通過Internet訪問你對外發布的企業信息,如企業介紹、生產經營業績、業務范圍、產品/服務等信息。從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣,越來越多的企業將通過自己的Intranet網絡聯接到Internet上,所以這種網上交流的潛力將非常巨大。

目前企業的辦公自動化程度可以劃分為以下四類:

起步較慢,還停留在使用沒有聯網的計算機,使用MS Office系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。

已經建立了自己的Intranet網絡,但沒有好的應用系統支持協同工作,仍然是個人辦公。網絡處在閑置狀態,企業的投資沒有產生應有的效益。

已經建立了自己的Intranet網絡,企業內部員工通過電子郵件交流信息,實現了有限的協同工作,但產生的效益不明顯。

已經建立了自己的Intranet網絡;使用經二次開發的通用辦公自動化系統;能較好得支持信息共享和協同工作,與外界聯系的信息渠道暢通;通過Internet發布、宣傳企業的產品、技術、服務;Intranet網絡已經對企業的經營產生了積極的效益?,F在正著手開發或已經在使用針對業務定制的綜合辦公自動化系統,實現科學的管理和決策,增強企業的競爭能力,使企業不斷發展壯大。

辦公自動化已經成為企業界的共識。眾多企業認識到盡快進行辦公自動化建設,并占據領先地位,將有助于保持競爭優勢,使企業的發展形成良性循環。

辦公自動化的實施應該考慮企業的實際情況,主要是企業的經濟實力。按照上述分析,第一類企業進行辦公自動化建設就需要較多投入,既要搭建企業Intranet網絡,又要開發辦公自動化系統,需要企業有較強的經濟實力才能完成;而對于第二、第三類企業,由于企業Intranet網絡已經存在,只是沒有或沒有好的辦公應用系統,所以只須投入相對網絡投資少得多的資金即可開發通用辦公自動化系統,產生較高的投資回報。即便一步到位開發綜合辦公自動化系統其投資也要比網絡投資少得多,而產生的經濟效益更高;對于第四類企業,由于其辦公自動化基礎好,只須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水平。

那么,什么樣的企業適合使用辦公自動化(OA)系統?幾乎所有企業都適合使用辦公自動化(OA)系統,但不同企業使用的目的性會有所不同,具體是:

[1]信息化尚未入門的企業

由于沒有信息化應用基礎,先上辦公自動化(OA),注OA有著近乎100%的成功率,有利于提高企業各級人員的基本素質與計算機方面的實際操作能力,有利于今后業務領域企業信息化工作的開展。 [2]信息化失敗或者嚴重缺乏信息化工作信心的企業

信息化失敗,特別是大型業務管理系統失敗,例如ERP,給企業方面的信心打擊是十分沉重的,為了重塑信心或者一開始就回避一下風險,選擇辦公自動化不失為一種選擇。

[3]缺少信息化資金準備的企業

信息化投入一般比較昂貴,在沒見到實際效果的時候,多數企業會猶豫不決。因此,對于謹慎型的企業或者資金不充裕的企業,先上辦公自動化(OA),有利于企業逐步了解企業信息化及其作用,減少今后信息化工作的盲目性。

[4]已擁有業務管理系統且需要進一步改善行政辦公與內部信息交流環境的企業

辦公自動化(OA)與業務管理系統互為補充,可以豐富并完善企業信息化工作的形式與內容。

還有另一種解釋是:

AO(Auditor Office)系統

AO系統,現場審計實施系統,也稱審計師辦公室的簡稱。是金審工程一期建設的重要成果之一。是一個用于現場環境對電子數據進行審計的操作平臺。按照設計方案,它將安裝在審計人員便攜式計算機上,帶至審計現場使用。軟件中包含了項目管理、數據采集、審計分析、審計抽樣和審計底稿等審計作業必要的工具,提供統一界面的電子作業環境,就像是審計師隨身的辦公室。2004年4上旬,在三個審計項目的試用中完成現場測試,2004年7月正式推廣使用。


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